En stickprovskontroll i en ny granskning visar att Kalmar kommun saknar dokumentation gällande 26 av 30 medarbetares bisysslor. Den externa revisionsbyrån har uppdrag av revisorerna i Kalmar kommun.
Stickprovskontrollen i en ny granskning visar att Kalmar kommun saknar dokumentation gällande 26 av 30 medarbetares bisysslor.
I uppdraget ingick en extern revisionsbyrå som granskat kommunens hantering av bisysslor inom fyra kommunala förvaltningar och bolag: Kalmar Vatten, serviceförvaltningen, utbildningsförvaltningen och socialförvaltningen. Informationen om bisysslor är hämtad från Bolagsverkets aktiebolag-, handels- och föreningsregister.
Av granskningen framgår att antalet anställda med en eller fler bisysslor uppgår till 311 av totalt 3 370 anställda, alltså knappt en av tio, 9,2 procent.
Det finns märkbara skillnader i andelen bisysslor mellan de granskade förvaltningarna och bolagen. Socialförvaltningen har lägst andel anställda med bisysslor, 7,8 procent, medan högst andel återfinns i Kalmar Vatten, 15,7 procent. Serviceförvaltningen och utbildningsförvaltningen ligger runt tio procent.
För att närmare granska befintliga rutiner kring dokumentation av bisysslor har en stickprovskontroll genomförts i september 2023 där man efterfrågat dokumentation om bisyssla för 30 anställda där man redan kunnat identifiera en bisyssla via Bolagsverket.
Stickprovskontrollen innefattade 18 medarbetare från utbildningsförvaltningen, fyra medarbetare från socialförvaltningen, sex medarbetare från serviceförvaltningen samt två medarbetare från Kalmar Vatten. Av samtliga 30 medarbetare i kontrollen fanns dokumentation om bisyssla hos fyra stycken; övriga saknade dokumentation.
Även om Kalmar kommun har riktlinjer som kan fungera som vägledning kring vilka bisysslor som bör tillåtas och inte, samt rutiner för återkommande information till medarbetare om deras skyldighet att rapportera bisysslor, visar stickprovskontrollens resultat att efterlevnaden av riktlinjer och rutiner inte verkar fungera i praktiken.
Revisionen föreslår följande åtgärder:
1. Säkerställ att anställdas anmälda bisysslor dokumenteras och diarieförs.
2. Genomför interna kontroller i syfte att säkerställa efterlevnad av beslutade riktlinjer och rutiner.
3. Säkerställ att eventuella transaktioner mellan kommun och leverantörer där medarbetare, eller deras närstående, har engagemang alltid är korrekt upphandlade och godkända av förvaltnings- eller bolagsledningen i förväg. Det sistnämnda är ingen konstaterad brist, men har att göra med att man i sin granskning har identifierat inköp från 16 leverantörer där anställda inom den förvaltning eller det bolag som genomfört inköpet har haft någon form av bisyssla. Totalt handlar det om inköp till ett värde av 19 739 387 kronor. Bisysslan kan vara en del av den anställdes tjänsteutövning och därmed okomplicerat och helt i sin ordning, men oavsett menar revisorerna att ”ett sådant förhållande alltid bör vara känt i förväg av förvaltningsledningen då förhållandet i sig kan innebära betydande förtroendeskada och i värsta fall oegentligt beteende”.
Annette Andersson är kommundirektör i Kalmar kommun och konstaterar att det är upp till varje enskild chef att i samband med medarbetarsamtal kontrollera och dokumentera sina anställdas eventuella bisysslor och att hon inte kan svara för de berörda förvaltningarna, men att hon själv har ”full koll” vad gäller sina underordnade chefer och deras bisysslor.
Kalmar Vatten uppger att stickprovskontrollen som genomfördes på Kalmar Vatten var 100 procent korrekta. ”Stickprovskontrollerna visar därmed att hanteringen följer våra rutiner och att bisysslor sparas i respektive medarbetares digitala personakt”, säger vd Thomas Bergfeldt till Kalmarposten.
Bakgrund till granskningen
Enligt lagen (1994:260) om offentlig anställning gäller att en arbetstagare inte får ha någon annan anställning eller i övrigt utöva någon verksamhet som kan rubba förtroendet för hens opartiskhet i arbetet eller skada kommunens anseende. Den anställde är därför skyldig att lämna uppgifter om sina eventuella bisysslor till arbetsgivaren. Arbetsgivaren ska därefter ta beslut om bisysslan är att betraktas som otillåten eller inte och motivera sitt beslut skriftligen. Med otillåtna avses förtroendeskadliga, konkurrerande eller arbetshindrande bisysslor.
